6 bước xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ doanh nghiệp

Để xây dựng một chiến dịch truyền thông nội bộ hoàn chỉnh, doanh nghiệp nên thực hiện đủ 6 bước như sau:

1) Phân tích và đánh giá thực trạng doanh nghiệp

Có câu: Biết mình biết ta, trăm trận trăm thắng”. Việc bạn có thể hiểu rõ người khác là điều tuyệt vời, nhưng để hiểu được chính bản thân mình có những ưu / nhược điểm nào mới thực sự khôn ngoan.

=> Thông qua đó, bạn mới biết được mình cần làm gì, thay đổi những gì và phát huy lợi thế nào để vươn đến thành công.

Tương tự, trong mỗi doanh nghiệp cần có một bản đánh giá tổng quát thực trạng hiện tại của tổ chức để tạo tiền đề giúp bạn xác định mục tiêu và xây dựng các chiến lược hiệu quả.

Dù trước đây doanh nghiệp bạn chưa từng thực hiện bất kỳ hoạt động truyền thông nội bộ nào, đây là thời điểm thích hợp để bạn nhìn nhận và đánh giá chi tiết các vấn đề đang xảy ra, chẳng hạn:

• Đánh giá nhân sự, tình hình kinh doanh, các thay đổi…
• Doanh nghiệp đã và đang xây dựng / triển khai những hoạt động truyền thông nào?
• Các hoạt động truyền thông nội bộ có đạt hiệu quả hay gặp khó khăn gì?

=> Đây là những câu hỏi phổ biến nhất mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần làm rõ để xây dựng chiến thuật truyền thông nội bộ tốt nhất.

2) Xác định rõ đối tượng cần truyền thông

Sau khi xác định rõ những lỗ hổng, điểm yếu mà doanh nghiệp đang gặp phải, bước tiếp theo bạn cần xác định đối tượng nhắm đến là ai?

Thông thường, việc truyền thông sẽ tiến hành ở quy mô nội bộ. Tuy nhiên, trong trường hợp cần thay đổi nhân sự, bạn cần quan tâm đến những đối tượng nào sẽ chịu ảnh hưởng do thay đổi. Cụ thể:

• Thông tin cần truyền đạt đến ai, cung cấp điều gì?
• Ai có mối quan hệ gắn kết với nhân sự công ty?
• Một người có thể kết nối toàn bộ nhân viên không?

3) Lựa chọn mục tiêu và thông điệp truyền thông

Một sai lầm thường gặp ở nhiều doanh nghiệp là đề xuất các mục tiêu và kế hoạch triển khai theo dạng chung chung?!

Bạn nên tham khảo nguyên tắc SMART khi xác định mục tiêu hoặc OKR – một phương pháp tuyệt vời giúp xác định rõ mục tiêu và giá trị cốt lõi. Đồng thời, bạn cần trả lời những câu hỏi sau:

• Mục đích của hoạt động truyền thông nội bộ là gì?
• Nhân sự doanh nghiệp có cần thay đổi, cải thiện không?
• Những thông tin quan trọng nào của doanh nghiệp cần truyền đạt đến nhân viên?
• Doanh nghiệp cần làm gì (thay đổi chính sách, thưởng…) để thể hiện sự quan tâm đến toàn bộ nhân viên?
• Thông điệp nào tốt nhất để thực hiện truyền thông nội bộ? (Điều mà doanh nghiệp cần mang lại cho nhân viên dựa trên mong muốn của họ)

4) Lên kế hoạch chiến lược phù hợp

Chiến lược là cách thức giúp doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu cuối cùng. Để tránh bị nhầm lẫn giữa kế hoạch hành động và chiến lược, bạn nên làm rõ các yếu tố sau:

• Các chính sách / hình thức công nhận sự đóng góp, năng lực nhân viên.
• Lộ trình thăng tiến cụ thể cho toàn bộ nhân viên.
• Minh bạch mọi thông tin trao đổi / truyền đạt giữa ban lãnh đạo và nhân viên.
• Mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp.

5) Thực hiện truyền thông nội bộ

Tại bước này, bạn cần chuyển hóa các chiến lược thành công việc cụ thể sẽ thực hiện trong thực tế. Bạn cần tìm giải pháp tốt nhất bằng cách trả lời những câu hỏi này:

• Những hoạt động hữu ích nào sẽ hỗ trợ cho chiến lược của bạn?
• Các hoạt động sẽ triển khai như thế nào? Vào thời điểm nào?
• Bộ phận / cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm lên kế hoạch triển khai hoạt động này?

Ví dụ: Doanh nghiệp muốn tổ chức teambuilding trong mùa hè cho toàn bộ nhân viên, sẽ có những hoạt động cần xác định và triển khai như: địa điểm du lịch, các trò chơi / thi đấu / giải thưởng, các hoạt động sẽ xuất hiện trong thời gian trước – trong – sau chuyến đi.

Trước khi đi, trưởng mỗi bộ phần cần truyền tải đầy đủ thông tin đến từng thành viên để thu nhận phản hồi từ họ. Ngay khi chuyên đi kết thúc cũng phải thu nhận các phản hồi của nhân viên.

6) Đo lường và đánh giá hiệu quả

Đo lường chính là cách tốt nhất để biết được mục tiêu của doanh nghiệp có đạt được hay không. Từ đó, bạn sẽ đưa ra các điều chỉnh, thay đổi phù hợp. Dưới đây là các tiêu chí đo lượng mà bạn nên quan tâm:

• Mức độ tương tác giữa các nhân viên với nhau / với công ty?
• Sau mỗi thông tin, hành vi / suy nghĩ của nhân viên có thay đổi?
• Chỉ số về tỷ lệ hài lòng của nhân viên trong công việc, khả năng “giữ chân” họ…

Truyền thông nội bộ không đơn thuần là việc truyền bá thông tin mà nó còn là yếu tố quan trọng hình thành nên văn hóa doanh nghiệp, góp phần làm đẹp hình ảnh thương hiệu trong mắt nhân viên, đối tác, khách hàng.

Thực tế cho thấy, doanh nghiệp nào tổ chức truyền thông trong doanh nghiệp tốt thì sẽ xây dựng được tập thể vững mạnh, nhân viên có năng suất làm việc cao và gắn bó lâu dài với công ty.