Truyền thông nội bộ với mô hình 5T

Truyền thông nội bộ là chia sẻ thông tin về doanh nghiệp, đảm bảo mọi nhân viên nhận được đầy đủ thông tin, hỗ trợ thực hiện đúng và tốt công việc của mình. Mục tiêu của mọi kế hoạch truyền thông nội bộ là xây dựng tinh thần nội bộ hạnh phúc và gắn kết.

Mục đích của truyền thông nội bộ là cung cấp luồng thông tin liên tục, giúp kết nối hiệu quả giữa các bộ phận với những thành viên trong tổ chức. Nó cũng quyết định việc giao tiếp giữa các thành viên với nhau. Giao tiếp nội bộ hiệu quả giúp hình thành và nuôi dưỡng văn hoá thương hiệu, với kết quả là sự trung thành của mọi nhân viên.

Truyền thông nội bộ là cầu nối giữa mục tiêu và con người

Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ

Khi trải qua những đợt khủng hoảng lớn như Covid-19, và trong bối cảnh Thế giới luôn thay đổi, hỗn loạn như ngày nay, nội bộ thương hiệu càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, là một hạng mục mà mọi thương hiệu muốn tồn tại phải nhìn nhận và đầu tư đúng đắn.

Tháng 07/2021 đại dịch Covid-19 đã lan rộng khắp các tỉnh thành phía Nam, Việt Nam, cuộc sống đang trở lên hỗn loạn, hầu hết mọi thứ đều tê liệt, mọi người chỉ đang “tồn tại”, chứ không phải đang sống. Công nhân, nhân viên làm việc tại nhà máy, cơ sở Y tế, doanh nghiệp hoạt động thiết yếu, đều bao trùm nỗi lo sợ bị lây nhiễm, tràn ngập rủi ro. Đây là thời điểm cần tinh thần đồng đội, văn hoá doanh nghiệp và truyền thông nội bộ hơn bao giờ hết.

Nỗi lo sợ cần được thay thế bằng tinh thần đội ngũ, sự lạc quan, sự cố gắng và đồng lòng, bài chia sẻ này với mục tiêu hướng dẫn cách thức, mô hình truyền thông nội bộ giúp mọi thành viên trong tổ chức vượt qua mọi khủng hoảng.

Đội ngũ nhân viên là nền tảng quan trọng số 1 trong quá trình xây dựng thương hiệu, và truyền thông nội bộ quan trọng không thua kém những chiến dịch truyền thông quảng cáo đại chúng.

Kênh truyền thông nội bộ truyền thống và trực tuyến

Đại dịch Covid-19 đã khiến mọi doanh nghiệp Việt Nam bước vào một cuộc đại thử nghiệm “làm việc tại nhà”, điều này có thể hiệu quả hoặc có thể không, nhưng một điều chắc chắn rằng, hành vi liên lạc, làm việc trực tuyến của con người đã hoàn toàn thay đổi.

Việc chuyển đổi số từ lâu đã âm ỉ, nhưng giờ đây nó trở lên mạnh mẽ hơn bao giờ hết, thời điểm này bất kỳ nhân viên nào cũng có thể kết nối với nhau ngay lập tức, thông qua vô số các nền tảng trực tuyến.

Cán cân truyền thông nội bộ không còn nghiêng về hình thức truyền thông truyền thống, ngược lại, nó đã chuyển qua truyền thông kỹ thuật số. Không phủ nhận cách thức truyền thông truyền thống, nhưng tôi và các bạn cần thú thực với nhau rằng, những kênh truyền thông nội bộ kỹ thuật số đang dần chiếm ưu thế.

Xu hướng truyền thông nội bộ tương lai

Toàn thế giới đang dần thích nghi với đại dịch toàn cầu, sự xuất hiện của Covid-19 ảnh hưởng tới hầu hết các mô hình, kiến thức và dự báo về kinh tế, con người và thương hiệu. 

Điều này đòi hỏi những nhà tư vấn thương hiệu, truyền thông, quảng cáo và marketing phải chấp nhận “xóa học”, thay đổi, hoặc bỏ đi những kiến thức từng là đúng đắn, từng giúp mình thành công, nhưng tới thời điểm hiện tại không còn phù hợp, đó là xu thế tất yếu của sự phát triển xã hội.

Truyền thông nội bộ mục tiêu, là truyền thông để dẫn đường và hỗ trợ đạt mục đích cho từng cá nhân với sự thấu hiểu sâu sắc.

Giúp nhân viên hiểu được mục đích của mọi kế hoạch, mục tiêu chiến lược doanh nghiệp, tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu của lãnh đạo, dẫn hướng nhân viên cùng thương hiệu đạt được mục tiêu cá nhân, ủng hộ những mục tiêu chung. Bởi lẽ rằng mục tiêu sẽ ảnh hưởng và chi phối tới hành vi, hiệu suất công việc và luôn tạo ra động lực cố gắng. 

Mọi người đều muốn biết họ đang đi đâu, họ có quyền cân nhắc xem họ có thực sự muốn đến đó hay không.

Hướng dẫn truyền thông nội bộ mục tiêu, ứng dụng mô hình truyền thông nội bộ mục tiêu 5T

Mô hình xây dựng chủ đề truyền thông nộ bộ 5T.

Truyền thông mục tiêu 5T với nền tảng cốt lõi là sự minh bạch, giúp mọi thành viên trong doanh nghiệp hiểu rõ mục tiêu chiến lược của công ty, hiểu rõ mục tiêu của đội ngũ lãnh đạo và những thành viên trong nhóm của mình. Đảm bảo mọi nhân viên hiểu rõ mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và mục tiêu của chúng mình thông qua giao tiếp mỗi ngày.

1. Tiếp nhận

Tiếp nhận yêu cầu, tìm hiểu, phân tích chủ đề truyền thông.

• Lý do truyền thông chủ đề này là gì?
• Nó giúp gì cho tổ chức, cho cá nhân?
• Cần đạt được kết quả gì?

2. Tạo dựng

Xây dựng và minh bạch mục tiêu trong chủ đề truyền thông:

• Mục tiêu chủ đề truyền thông?
• Mục tiêu của Ban lãnh đạo?
• Mục tiêu của phòng ban?
• Mục tiêu của từng cá nhân?
• Mục tiêu với đối tượng truyền thông?
• Thời gian truyền thông, ngân sách truyền thông?

3. Thể hiện

Tìm hiểu cách thức giao tiếp và lựa chọn kênh truyền thông nội bộ

Có 5 cách thức giao tiếp nội bộ chính:

1. Đội ngũ lãnh đạo: nguồn cung cấp thông tin, như chiến lược, kết quả kinh doanh, chỉ số hoạt động, mục tiêu và những kết quả quan trọng khác.
2. Thảo luận hóm: giữa các thành viên cùng nhóm với nhau, hỗ trợ nhau đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp yêu cầu.
3. Thông báo trực tiếp: thông báo ngắn gọn cho các thành viên về công việc, thông tin.
4. Trò chuyện: trò chuyện thân mật giữa các đồng nghiệp với nhau.
5. Công cụ truyền thông: mạng nội bộ, email, mạng xã hội, nhắn tin, cuộc gọi video, điện thoại.

Mỗi cách thức này sử dụng một trong ba kênh cụ thể để đạt mục tiêu truyền thông

Bằng lời nói – truyền thông tin bằng cách truyền miệng

In ấn – cách giao tiếp thông qua áp phích và thiết kế đồ hoạ

Kỹ thuật số: chia sẻ thông tin qua các mạng xã hội, ứng dụng

4. Thiết kế

Xây dựng thông điệp truyền thông

Tập hợp nội dung và biên tập bộ nội dung truyền thông

Thiết kế bộ nội dung truyền thông: (hình ảnh, video…)

5. Truyền tải

Truyền thông nội bộ là tương tác hai chiều, đừng hiểu nó là chiếc loa quảng cáo.

Truyền tải các tài liệu, nội dung qua kênh truyền thông đã xác định

Nhận phản hồi, tổng hợp số liệu, báo cáo, rút ra bài học. Chấp nhận những ý kiến phản biện trong nội bộ, sử dụng chúng để cải tiến cho những chủ đề truyền thông nội bộ tiếp theo.

Lời kết

Mô hình truyền thông nội bộ 5T là một mô hình tuần hoàn, nó có thể áp dụng với mọi mục tiêu, chủ đề truyền thông hoàn toàn mới, nó cũng có thể khởi động lại một chủ đề khi sau truyền tải hoàn thành, hiệu chỉnh và lặp lại. 

Sử dụng mô hình truyền thông mục tiêu 5T cần người xây dựng kế hoạch truyền thông có sự thấu hiểu, đồng cảm và biết lắng nghe các thành viên trong tổ chức, nó không dễ dàng, nhưng đây cũng là một nhiệm vụ chính yếu của người làm truyền thông nội bộ. 

Truyền thông nội bộ là một bộ phận quan trọng tại doanh nghiệp, truyền thông nội bộ quan trọng không kém truyền thông quảng cáo đại chúng, nên truyền thông nội bộ cần được đầu tư và xây dựng nghiêm túc, đây là một phòng/ ban chức năng riêng biệt, truyền thông nội bộ không phải là chức năng của người quản trị nhân sự.

Doanh nghiệp cần những cá nhân chuyên biệt về lĩnh vực này, vì trách nhiệm và nhiệm vụ của người làm truyền thông nội bộ rất khác biệt.